Des intentions claires, une rencontre qui a de l’impact!

Avez-vous déjà terminé une réunion avec l’impression d’avoir perdu votre temps ? Ou encore qu’aucun résultat significatif ne soit ressorti de cette rencontre ? Voici l’impact qu’une intention bien identifiée pourrait avoir sur vos réunions et des questions clés pour vous aider à la cerner.

 

 

La première idée n’est jamais la bonne

Une rencontre de groupe, c’est beaucoup plus qu’un temps donné, un lieu et un sujet. Les organisations investissent temps et argent pour des réunions, mais n’en retirent pas toujours les bienfaits. Pourquoi ?

Au-delà d’un courriel d’invitation, de la logistique et d’une animation vitaminée, la facilitation de rencontre englobe tout un processus. 

La facilitation, c’est avant tout une approche qui permet de mobiliser le groupe grâce à un objectif commun et de mettre en place les conditions pour une rencontre réussie. 

La première étape pour une rencontre réussie ? Cerner l’intention.  

En précisant l’intention qui justifie la rencontre, vous maximisez son efficacité et sa pertinence, ainsi que la satisfaction du groupe.

L’intention nous indique la direction, jusqu’où on veut aller lors de notre rencontre. Elle devient le socle sur lequel on construit notre préparation et le design de la rencontre. Le design de rencontre inclut le déroulement et le concept. Dans le sillage de l’intention, vous serez donc plus à même de déterminer quels échanges vous avez besoin de tenir, quel type d’activités vous allez proposer, quels exercices pourraient stimuler la réflexion du groupe et quels contenus vous devez préparer en vue de la rencontre. Vous aurez aussi une meilleure idée du climat que vous souhaitez générer. Par exemple, si vous abordez un sujet délicat, propre à susciter des émotions, vous chercherez probablement des moyens pour instaurer un climat de confiance et lever des barrières pour encourager les gens à contribuer.

Vous pourrez également évaluer s’il y a des règles à transmettre, ainsi que des documents et de l’information que vous devrez mettre à la disposition du groupe pour qu’il puisse atteindre les objectifs identifiés.

 

Pour accéder à l’essentiel

« Si j’avais une heure pour résoudre un problème dont ma vie dépendait, je passerais les 55 premières minutes à chercher la meilleure question à me poser, et lorsque je l’aurais trouvée il me suffirait de 5 minutes pour y répondre. »

-Albert Einstein

 « Le but d’une idée est d’en générer une autre », comme le dit également le spécialiste de la créativité Karim Aktouf. 

 

Effectivement, il vaut mieux retourner la question en tous sens pour bien saisir l’essence de ce que l’on veut faire de notre rencontre. 

Est-ce que vous vous posez assez de questions afin de bien cerner votre intention ? Tout au long de la création de votre activité, vous reviendrez à cet objectif pour vous aligner, pour vous recentrer sur vos priorités, un peu comme on le fait avec la vision d’une entreprise.

Le jour de la rencontre, il ne vous restera qu’à garder le cap sur cette intention et veiller ainsi à l’atteinte de l’objectif commun. 

 

 

Comment préciser vos intentions

Voici quelques questions clés pour ouvrir les bonnes portes.

Que voulez-vous qu’il ressorte de cette rencontre ? Qu’est-ce qui est prioritaire pour vous?

Une prise de décision, un partage des savoirs, un portrait global de la situation, une marque de reconnaissance, un bilan de groupe…? 

Explorons ce dernier exemple, le bilan de groupe : offrirez-vous un espace aux gens pour témoigner de leur expérience, de ce qu’ils ont vécu, de leurs apprentissages? Ensuite, après cette période d’expression, serait-il souhaitable d’identifier des pistes d’actions concrètes (à l’aide d’objectifs SMART, par exemple)? Combien de pistes serez-vous en mesure d’appliquer? Est-ce que vous devez les identifier par consensus? Devrez-vous répartir les tâches? 

Comme vous le constatez, une question en génère plusieurs autres.

De quoi avez-vous besoin de discuter?

D’un projet à construire, de vos modes de communication, d’enjeux organisationnels, de changements à venir, de stratégies, de problématiques à adresser ?

Comment voulez-vous que ça se passe? Dans quel type de climat voulez-vous vivre cette rencontre?

Dans un climat de confiance mutuelle, dans un climat calme propice à la réflexion, dans un bouillonnement d’idées créatives, dans un climat de confidence authentique ? Vous chercherez peut-être à inscrire des valeurs au cœur des échanges : la transparence, l’équité ou l’ouverture, à titre d’exemples. Le type de climat que vous recherchez va aussi certainement influencer vos choix quant à l’environnement dans lequel vous allez tenir la rencontre.

Et finalement, voici une mise en situation pour vous projeter à travers cette intention.

Imaginez que la situation en lien avec la rencontre soit résolue. Qu’est-ce qui vous donne l’impression d’avoir réussi ? Quels sont vos critères ou vos indicateurs pour affirmer ainsi une totale satisfaction? 

Souvenez-vous : des questions puissantes vous mèneront vers une intention bien cernée et une rencontre beaucoup plus pertinente ! 

Pour en savoir plus à propos des bonnes pratiques pour une rencontre réussie, consultez notre formation FACILITER EN MODE COLLABORATIF.

 Au plaisir de vous accompagner !

L’équipe de Co&cie

Merci à Geneviève Tessier-De l’Étoile pour la collaboration.

 

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