Sortir de la boîte pour mobiliser vos troupes!

Le design de rencontre : pourquoi et comment ?

Comment solliciter la participation du groupe? Dans quelle ambiance? Comment faire ressortir de la rencontre un maximum de contenu pertinent ? Quelles structures d’animations, d’activités et d’exercices permettront d’atteindre les objectifs? Bienvenue dans l’univers stimulant du design de rencontre !

Cet article correspond au deuxième volet de notre série Enfin une rencontre pertinente!  Vous aimerez également le premier : Des intentions claires, une rencontre qui a de l’impact.

Le design de rencontre : un investissement en or

Quand on a bien cerné l’intention en vue de la rencontre, nous nous appuyons sur ce socle pour créer le design de rencontre. 

Chez Co & cie, lorsqu’on arrive devant les participants, on s’exclame parfois à la blague : “ Bon, alors, mon travail est fait !”.

Pourquoi? Parce qu’un design de rencontre efficace est comme un GPS dans un voyage en voiture : le trajet est tracé, s’adapte habilement aux circonstances et nous laisse tout le loisir de bien conduire.

Le design de rencontres englobe tout le processus. Il s’appuie sur des intentions claires, soutient le travail de logistique et guide l’animation pour la rendre stratégique…et plaisante !

Bien qu’il représente la charge de travail la plus imposante pour la réussite d’un événement (correspondant à environ trois fois sa durée!), il serait fou d’en faire l’économie. 

Nos expériences nous démontrent toute sa puissance et sa pertinence . 

Ce travail préparatoire optimise carrément tout ce qui va se passer le jour J .

Une séquence bien réfléchie d’activités et de structures d’animation permet d’aller chercher les réponses dont vous avez besoin et de faire ressortir un maximum de contenu pertinent

Le jour de l’événement, il ne reste qu’à animer et s’adapter. Bien sûr, il faut des compétences pour la facilitation lors de l’événement. Ce sera d’ailleurs le sujet du prochain billet de notre série Enfin une rencontre pertinente!

Le design de rencontre peut optimiser vos réunions d’équipe, vos événements, vos activités de concertation, vos rencontres stratégiques… Les possibilités sont infinies !

 

Concrètement, comment s’opère le design de rencontre?

La structure de l’animation est souvent oubliée ou mise de côté. Elle est pourtant essentielle!  

Bien sûr, vous pourriez décider de vous fier uniquement à votre aisance à vous adresser au groupe et de quelques points à l’ordre du jour. 

Mais votre temps et celui des autres est précieux !

Une structure d’animation vous apportera de meilleurs résultats :

  • Vous maximisez l’impact de ce temps passé ensemble.
  • Vous profitez pleinement de la contribution des pros qui vous entourent.
  • Vous visez juste et gardez le cap sur l’intention.

Il y a donc trois grandes fonctions de l’animation à préparer : 

le climat, le contenu , la procédure.

 

Le climat

Dans quelle ambiance voulez-vous vivre cette rencontre?

Quel climat est le plus propice pour aller chercher les réponses à vos questions ?

Le climat a un impact non seulement sur les relations interpersonnelles, mais il a le pouvoir d’influencer positivement l’atteinte de votre objectif commun. 

Heureusement, le climat peut s’instaurer concrètement via le design de rencontre. 

On cherchera, par exemple, à formaliser des valeurs. 

On peut :

  •  partager en toute transparence l’intention de la rencontre dans les communications aux participants
  •  veiller à l’équité en choisissant des activités collaboratives
  • prôner l’ouverture en sollicitant des avis contraires dans les questions de relance
  • etc. 

 

Le contenu

Dans un monde idéal, le contenu devrait être clair et concret. 

À l’aide d’appuis visuels, le fait d’intégrer du contenu spécifique peut bien sûr nourrir la rencontre (plans stratégiques, axes de développement, mission de l’organisation), surtout si on prend le temps d’en lire quelques passages clés en groupe.

Dans tous les cas, gardons en tête que le groupe s’approprie davantage le contenu s’il est largement généré ou enrichi de manière collaborative.

Bref, évitons les cours magistraux. Pour profiter de l’intelligence collective, le contenu devrait venir à plus de 75% de la part des participants.

Comment faire ? 

Investir dans la procédure

Les procédures

Comme le contenu proviendra majoritairement du groupe, les procédures permettent d’encadrer les échanges pour en faire ressortir le maximum de quantité, de qualité et de pertinence. 

Qu’entend-on par procédure?

Le mot peut faire peur. Il peut nous évoquer des façons de faire qui allongent indûment des rencontres jusqu’à nous faire perdre toute envie de contribuer. Dans un design de rencontre qui s’appuie sur une approche collaborative, il n’en est rien.

La procédure agit sur le temps, les règles communes, les rôles et les structures d’animations. Les choix de procédures ont un impact direct sur l’issue de la rencontre. 

Parfois mal-aimée, la procédure parle pourtant le langage de la possibilité !

  • On peut varier les structures d’animation et le fonctionnement des exercices. Quel impact aurait une consultation en sous-groupe à ce moment précis du déroulement ? Combien de participants par sous-groupe créerait un contexte idéal ?
  • On peut se doter d’outils comme des documents de récolte des contenus ou un espace de clavardage pour prendre position.
  • On peut créer des règles communes (tours de paroles, consignes claires, gestion du temps) pour générer des activités de retour sur l’activité pour favoriser les apprentissages.

Quand on oublie de prévoir des procédures, on finit souvent par donner un exposé magistral. On tente alors de convaincre les gens de notre point de vue. Résultat ? Le groupe adhère moins aux idées.  

 Les procédures nous aident à mobiliser le groupe grâce à des  possibilités infinies et enthousiasmantes. Merci, chères procédures !

 

Des retours positifs

L’énergie employée pour créer votre design de rencontre est largement compensée par les retours reconnaissants de vos collègues.

Et surtout, vous aurez atteint vos objectifs ! 

En agissant sur le climat, le contenu et la procédure, toutes et tous pourront s’exclamer “Enfin une rencontre pertinente !”.

 

Vous aimeriez offrir l’expérience d’un design de rencontre optimal à votre équipe?

Notre service d’accompagnement et de facilitation sur-mesure est là pour vous.

 

Au plaisir de vous accompagner !

L’équipe de Co&cie

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