« Check-in »

Dans quel état d’esprit vous trouvez-vous en ce moment? Êtes-vous disposé à lire ce texte?

Avec ces questions, nous vous invitons à atterrir ici, dans le moment présent. En répondant à ces questions, vous faites votre “check-in”. Vous vous connectez avec nous, avec ce texte dans ce cas-ci.

Nous enseignons les bonnes pratiques pour animer des rencontres. Lorsque nous nous adressons aux facilitateurs et aux gestionnaires, nous les encourageons à commencer leur réunion en proposant un “check-in”. C’est une façon d’augmenter ses chances de recentrer l’attention vers le sujet de discussion.

 

Mais qu’est-ce que le “check-in”?

Le “check-in” est une courte activité où chaque participant a un moment pour s’exprimer. Nous vous encourageons à lancer cette activité avant même la présentation des points à l’ordre du jour. L’intention du check-in est de disposer les gens aux échanges, à la tâche. Celle-ci servira à marquer la transition entre l’avant et le maintenant. On leur demande de s’exprimer sur leur ressenti, de décrire dans quel état d’esprit ils sont. Avant d’arriver, les gens ont vécu des expériences qui peuvent varier en émotion. Le départ vers le travail a peut-être été ponctué de retards, d’oublis, de frustrations… Il se peut que ce soit plus difficile pour certains de s’engager dans les conversations et de se mettre au travail. Est-ce que ça vous est déjà arrivé d’être dans une rencontre et de vous sentir satellite? Peut-être avez-vous déjà eu beaucoup de difficulté à vous mettre en action, à débattre d’un sujet qui pourtant, vous aurait interpellé dans un autre contexte? Le “check-in” sert à nommer ses émotions pour ensuite les mettre de côté afin de s’ancrer dans la rencontre.

 

Voici les avantages à faire un “check-in” avec vos groupes:

  • Créer un espace pour accueillir ce que les autres vivent.
  • Sensibiliser le groupe aux différentes dynamiques relationnelles qui peuvent être vécues lors des échanges.
  • Éviter qu’on interprète en ouvrant le dialogue de façon transparente.
  • Créer un climat de confiance.
  • Créer un espace d’accueil et valoriser l’équité. Nous aimons bien penser aux introvertis dans un groupe. En nous demandant, s’ils vont oser contribuer. Alors si on encourage un tour de table ou chacun devra dès le début s’engager à participer, on mets la table pour la suite.
  • Passer d’un mode individuel à un mode collectif.
  • Remettre l’humain au centre des priorités, donc créer des liens. Pour certains, peut-être éviter d’être trop focussé sur la tâche…

 

En effet, les organisations qui veulent mobiliser leur équipe et exercer un leadership collaboratif ont intérêt à laisser une place aux émotions. Lorsqu’ils apprennent à les exprimer sainement, sans nuire au bon fonctionnement des tâches, ils développent des relations harmonieuses et deviennent plus résilients face aux défis. “Les membres d’une équipe savent s’encourager, se soutenir mutuellement, voire rire de certaines situations. Ils ne se sentent jamais seuls dans l’adversité.” 1

 

Certains gestionnaires ou animateurs de rencontre craignent d’ouvrir la porte à de tels échanges. Le passé leur a souvent présenté des situations inconfortables ou inefficaces. En effet, on a parfois peur que nos échanges prennent l’allure d’une thérapie de groupe, de séance de chialage ou encore que le moment s’étire trop dans le temps. Pour éviter que ce moment de partage ne s’éloigne de ses objectifs dès le début de la rencontre, il faut annoncer un cadre très clair et délimité dans le temps. Par exemple, si vous demandez aux gens de simplement répondre à la question : “Avec quoi arrivez-vous?” Mentionnez que chaque personne aura 2 minutes et, vous pouvez même oser présenter un sablier comme solution humoristique. Accorder un temps limité en démarrant la rencontre offre la chance à tous d’évacuer une bonne partie des préoccupations. Cela permet justement d’éviter de s’étendre sur nos problèmes, nos enjeux, nos émotions quand ce ne sera plus le temps de le faire.

 

Il existe plusieurs façons de faire le “check-in”. La façon simple d’y arriver est de poser une question. Voici quelques propositions:

  1. Décrivez votre météo interne…
  2. Quelle genre de matinée s’est présenté à vous?
  3. La médaille: Nommer un bon coup et un défi (reprenant le concept des deux côtés de la médailles)…
  4. Dans quel état d’esprit êtes-vous en ce moment?

 

Un brise-glace en guise de “check-in”

Vous pouvez aussi utiliser un “brise-glace”.  Nous savons que plusieurs ont horreur d’un brise-glace humoristique où on vous demande de poser des actions qui vous semblent parfois ridicules. C’est pour cette raison qu’il faut se rappeler l’intention du “check-in”. Nous ne voulons pas amener les gens à se dégêner ou à éveiller leur créativité. Le brise-glace, en guise de “check-in” doit permettre aux participants de s’exprimer afin qu’ils soient disposés aux discussions.

Vous êtes ceux qui savez quel type d’activité s’adapte le mieux au contexte, à l’intention et surtout aux besoins de votre groupe.

Voici quelques activités qui peuvent être proposées pour faire le check-in avec vos groupes:

  1. Choisir parmi une banque d’images celle qui représente mon état d’esprit (exemples: trousse Philagora de la Fondation J.A. Bombardier, les cartes du jeu Dixit)
  2. La boite à soucis: On note nos préoccupations envahissantes sur une feuille de papier. Ensuite, on dépose la feuille dans une boîte le temps de la rencontre. Ces informations ne seront pas nécessairement partagées. À la fin de la rencontre, la personne peut décider de la jeter à la poubelle pour s’en débarrasser symboliquement…
  3. L’entrevue: Les gens se divisent en sous-groupe (ou en diades) et échangent un temps donné afin de partager à un plus petit nombre. Il n’est pas nécessaire de faire un retour en grand groupe, à vous de voir ce qui est prioritaire…
  4. S’inspirer de la méthode des 6 Chapeaux de Bono

Tant qu’à se réunir pour travailler, pourquoi ne pas se donner toutes les chances d’impliquer les parties prenantes? Soyez un leader mobilisateur et faites votre “check-in”!

Contribuez avec vos idées d’activités de “check-in” en les mentionnant dans les commentaires de cet article. On a hâte de bonifier notre banque d’activités.

 

1 LUC, E. (2010), Le leadership partagé, Deuxième édition revue et augmentée, Montréal, Les presses de l’Université de Montréal, p.97

1 Commentaire
  • Co & cie | Devenez un leader collaboratif
    Publié à 10:42h, 05 février Répondre

    […] tout en demeurant à l’écoute de vos participants. Ensuite, nous prenons le temps de faire un check-in. Nous préparons des questions puissantes. Chaque membre peut alors extraire de la réunion un […]

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